ABIERTA LA CONVOCATORIA PARA LAS VISITAS EMPRESARIALES 2027 DE PACTO GLOBAL RED COLOMBIA
Política de Visitas Empresariales
Por: Ángela María Gómez - Mesa de Innovación Social del Pacto Global Red Colombia.
Pacto Global Red Colombia – Iniciativa de las Naciones Unidas
1. Propósito
Las Visitas Empresariales del Pacto Global Red Colombia son espacios estratégicos de aprendizaje entre pares, orientados a fortalecer la gestión del conocimiento, promover el intercambio de buenas prácticas y visibilizar iniciativas empresariales alineadas con los Diez Principios del Pacto Global de las Naciones Unidas y los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
2. Alcance
Esta política aplica a las organizaciones participantes del Pacto Global Red Colombia interesadas en actuar como empresas anfitrionas de visitas empresariales, así como a las organizaciones, aliados y personas que participen en estas actividades.
3. Objetivos
- Visibilizar liderazgos empresariales y generar aprendizaje práctico.
- Facilitar el intercambio de conocimientos y experiencias entre organizaciones, mediante un diálogo cercano y estratégico.
- Compartir buenas prácticas empresariales relacionadas con sostenibilidad, derechos humanos, estándares laborales, medioambiente y lucha contra la corrupción.
- Inspirar nuevas acciones empresariales con impacto positivo.
- Fortalecer la colaboración, el relacionamiento y la confianza entre las organizaciones participantes.
- Promover la transferencia de conocimientos y la posible adaptación de buenas prácticas en diferentes contextos empresariales.
4. Principios
Las Visitas Empresariales se desarrollarán de acuerdo con los siguientes principios:
- Aprendizaje colaborativo.
- Transparencia y ética.
- Generación y transferencia de conocimiento.
- Corresponsabilidad entre las partes.
- Beneficio mutuo y construcción de confianza.
- Respeto por los derechos humanos.
- Prevención y gestión de riesgos.
- Bienestar, integridad y seguridad de las personas.
El bienestar, la integridad y la seguridad de las personas prevalecerán sobre cualquier consideración operativa, institucional, reputacional o logística relacionada con la realización de una visita.
5. Planeación y programación
Las Visitas Empresariales deberán programarse con una anticipación mínima de cuatro meses respecto de la fecha prevista para su realización.
Este plazo permitirá coordinar adecuadamente la agenda, los objetivos de aprendizaje, la convocatoria, las inscripciones, las autorizaciones de ingreso, los protocolos de seguridad, el transporte, los requerimientos logísticos y las acciones de comunicación.
La definición de una fecha preliminar no implica la confirmación automática de la visita. Su realización estará sujeta al cumplimiento de las condiciones institucionales, logísticas, operativas y de seguridad establecidas en esta política.
6. Valor estratégico
Las Visitas Empresariales aportan al posicionamiento institucional, al relacionamiento estratégico y a la gestión del conocimiento, al permitir que las organizaciones compartan experiencias relevantes y que Pacto Global Red Colombia difunda, a través de sus canales institucionales, buenas prácticas empresariales alineadas con el desarrollo sostenible.
7. Beneficios para la empresa anfitriona
- Posicionarse como referente empresarial en la implementación de prácticas de sostenibilidad, evidenciando su contribución a la estrategia, la competitividad y la generación de valor.
- Fortalecer su posicionamiento institucional y reputacional ante actores del ecosistema empresarial, académico, público e internacional.
- Incrementar la visibilidad de sus iniciativas y resultados a través de los canales institucionales de Pacto Global Red Colombia.
- Establecer un relacionamiento cercano con empresas, aliados y actores estratégicos, generando oportunidades de colaboración, aprendizaje e intercambio de experiencias.
- Recibir reconocimiento por sus buenas prácticas y por su contribución al desarrollo sostenible.
- Contribuir a la gestión del conocimiento de la Red mediante la documentación y divulgación de su experiencia, incluyendo, cuando aplique, la construcción de un business case.
8. Modelo de corresponsabilidad
Aportes de Pacto Global Red Colombia
- Convocar a las organizaciones participantes.
- Diseñar la agenda de trabajo conjuntamente con la empresa anfitriona, alineándola con los objetivos de aprendizaje y los temas prioritarios de sostenibilidad.
- Gestionar el proceso de inscripción y la comunicación con las personas asistentes.
- Coordinar metodológicamente la visita.
- Definir, conjuntamente con la empresa anfitriona, los mensajes, contenidos y buenas prácticas que podrán ser divulgados.
- Difundir y visibilizar las experiencias compartidas a través de los canales institucionales, de acuerdo con las autorizaciones correspondientes.
- Informar oportunamente cualquier decisión de modificación, aplazamiento o cancelación de la visita.
Aportes de la empresa anfitriona
- Facilitar el acceso a sus instalaciones o a los espacios definidos para la visita.
- Designar voceros, responsables y equipos encargados de presentar la experiencia.
- Definir un recorrido o una metodología que permita evidenciar las buenas prácticas implementadas.
- Favorecer la participación de directivos o líderes de las áreas involucradas, fortaleciendo el diálogo estratégico con las organizaciones asistentes.
- Presentar experiencias, aprendizajes, retos y resultados alcanzados, promoviendo un intercambio transparente y enriquecedor.
- Comunicar oportunamente los requisitos, restricciones y protocolos aplicables para el ingreso y permanencia en sus instalaciones.
- Garantizar las condiciones de seguridad industrial, salud, emergencia, evacuación, ingreso y permanencia aplicables.
- Identificar y comunicar previamente los riesgos asociados con la visita.
- Asumir la logística requerida, incluyendo, cuando aplique, transporte, refrigerios, elementos de protección personal, espacios, equipos audiovisuales, apoyo operativo y acompañamiento del área de comunicaciones.
- Informar de manera inmediata cualquier situación que pueda afectar la seguridad o el normal desarrollo de la actividad.
9. Bienestar, seguridad y causas de aplazamiento o cancelación
Pacto Global Red Colombia y la empresa anfitriona procurarán en todo momento el bienestar, la integridad y la seguridad de las personas participantes, voceros, equipos de apoyo, proveedores y demás actores involucrados.
La visita podrá ser modificada, aplazada, suspendida o cancelada cuando se presenten circunstancias que puedan afectar la seguridad, la movilidad, la salud o el bienestar de las personas. Entre estas circunstancias se incluyen, sin limitarse a ellas:
- Alteraciones del orden público.
- Paros, bloqueos, manifestaciones o restricciones de movilidad.
- Disturbios, amenazas o situaciones de inseguridad en la ciudad, el territorio o las inmediaciones del lugar de la visita.
- Emergencias sanitarias, ambientales, climáticas o naturales.
- Fallas de infraestructura o condiciones inseguras dentro de las instalaciones.
- Alertas emitidas por autoridades competentes.
- Situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.
- Incumplimiento de los protocolos de seguridad o de las condiciones mínimas necesarias para desarrollar la actividad.
La decisión podrá ser adoptada por Pacto Global Red Colombia, por la empresa anfitriona o de manera conjunta, a partir de una valoración preventiva de los riesgos.
No será necesario esperar a que ocurra un incidente para tomar esta decisión. La existencia de un riesgo razonable para las personas será suficiente para priorizar la prevención.
La modificación, suspensión, aplazamiento o cancelación de una visita por razones de seguridad no dará lugar a responsabilidades para Pacto Global Red Colombia frente a costos, reservas, desplazamientos u otros compromisos asumidos por las organizaciones o participantes.
Cuando las condiciones lo permitan, se procurará reprogramar la actividad o evaluar una alternativa virtual. Sin embargo, la reprogramación dependerá de la disponibilidad de las partes y no será automática.
10. Naturaleza
Las Visitas Empresariales no constituyen un servicio de organización de eventos por parte de Pacto Global Red Colombia.
Su desarrollo se basa en un modelo de corresponsabilidad, en el cual cada parte asume compromisos específicos para garantizar una experiencia estratégica, segura y de valor.
La participación en una visita no genera una relación contractual, laboral, comercial o de representación entre Pacto Global Red Colombia, la empresa anfitriona y las personas asistentes.
11. Criterios para ser empresa anfitriona
La organización interesada en actuar como anfitriona deberá:
- Ser una organización participante del Pacto Global, con propuesta de valor vigente y estado activo.
- Contar con buenas prácticas verificables, pertinentes y susceptibles de ser replicadas o adaptadas en diferentes contextos.
- Disponer de voceros o equipos responsables de presentar la experiencia.
- Abordar tanto los logros alcanzados como los desafíos, aprendizajes y oportunidades identificados durante el proceso de implementación.
- Mantener estándares éticos, de transparencia e integridad.
- Contar con las condiciones logísticas, operativas, sanitarias y de seguridad necesarias para garantizar una experiencia de aprendizaje adecuada.
- Contar con protocolos de ingreso, emergencia, evacuación y atención de incidentes.
- Autorizar la divulgación institucional de la experiencia, de acuerdo con los lineamientos y alcances previamente acordados.
- Informar la existencia de restricciones de acceso, confidencialidad, seguridad industrial o uso de elementos de protección personal.
- Cumplir los compromisos y tiempos establecidos durante el proceso de planeación.
12. Participación y responsabilidades de las personas asistentes
Las personas participantes deberán:
- Cumplir los horarios, instrucciones y protocolos establecidos.
- Presentar oportunamente la información o documentación requerida para el ingreso.
- Atender las instrucciones de seguridad impartidas por la empresa anfitriona.
- Utilizar correctamente los elementos de protección personal suministrados o exigidos.
- Abstenerse de ingresar a áreas no autorizadas.
- Mantener un comportamiento respetuoso durante toda la actividad.
- Informar cualquier condición particular que pueda requerir ajustes razonables o atención especial.
- Asumir responsabilidad por sus objetos personales.
- Abstenerse de participar cuando presenten una condición de salud que pueda poner en riesgo su bienestar o el de otras personas.
El incumplimiento de los protocolos podrá dar lugar a la restricción de ingreso o al retiro de la persona de la actividad.
13. Comunicaciones y divulgación
Pacto Global Red Colombia podrá registrar fotografías, videos, testimonios y otros insumos de comunicación para fines institucionales, previa coordinación con la empresa anfitriona y respetando los acuerdos de confidencialidad, autorizaciones de uso de imagen y políticas internas aplicables.
La empresa anfitriona y Pacto Global Red Colombia acordarán previamente:
- Los espacios que podrán ser registrados.
- Los voceros autorizados.
- Los contenidos que podrán divulgarse.
- Las restricciones relacionadas con marcas, procesos, información estratégica o instalaciones.
- Los canales y formatos de publicación.
14. Confidencialidad
Las organizaciones y personas participantes deberán respetar la información confidencial compartida durante la visita.
Cuando aplique, se definirán previamente los temas, espacios, procesos o contenidos que no podrán ser registrados, divulgados o compartidos públicamente.
No se realizarán grabaciones, transmisiones en vivo ni retransmisiones integrales de las visitas empresariales, salvo autorización expresa y previa de Pacto Global Red Colombia y de la empresa anfitriona.
La participación en la visita no autoriza el uso, reproducción o divulgación de información confidencial, secretos empresariales, documentos internos, imágenes de procesos restringidos o información personal.
15. Recomendaciones para la organización anfitriona
Se recomienda que la empresa anfitriona:
- Designe una persona responsable de la coordinación interna.
- Comparta oportunamente los protocolos de ingreso y seguridad.
- Defina con anticipación la agenda logística y metodológica.
- Coordine con Pacto Global Red Colombia los mensajes, voceros y materiales requeridos.
- Realice una valoración previa de los riesgos de la actividad.
- Disponga de un plan básico de atención de emergencias.
- Informe las condiciones de accesibilidad para personas con discapacidad o movilidad reducida.
- Evite incluir actividades o recorridos que puedan representar riesgos innecesarios para las personas participantes.
- Cuente con alternativas para ajustar la agenda cuando surjan condiciones imprevistas.
16. Consideraciones finales
El éxito de las Visitas Empresariales depende del compromiso conjunto entre Pacto Global Red Colombia, las organizaciones anfitrionas y las personas participantes.
Esta política busca asegurar una experiencia ordenada, estratégica y alineada con los principios de sostenibilidad, colaboración, prevención, aprendizaje colectivo y respeto por los derechos humanos.
En toda circunstancia, el bienestar y la seguridad de las personas estarán por encima de la realización de la actividad, del cumplimiento de la agenda o de cualquier compromiso institucional previamente establecido.
Fuente: PACTO GLOBAL RED COLOMBIA